1、搞清發送郵件對象、郵箱地址。發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。To：email接收者郵箱地址;From：email發送者郵箱地址;CC：抄送;Subject：主題，即這份email的主要內容是什麼。每一項都必須保證完全正確，Subject簡單明瞭地寫清楚是什麼事即可，比如：pricing policy meeting(定價政策會議); letter of application(申請信)。
2、明確郵件目的。一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝(Thanking)、答覆消息(Responding)、表達歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢問原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。每種類型都會相應的句型可供參考，這裏以表達感謝和詢問原因為例。表達感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply. 開頭;詢問原因時，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。對於英語基礎不是特別紮實的同學來説，適當積累一些常用句型，對提高商務郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎上也可以閲讀一些書籍參考，比如《商務英語週末課堂—電子郵件英語》。
3、正文內容直奔主題。商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之後就可直接進入主題。第一句説明郵件的目的，比如：Id like to discuss the meeting preparation with you. 表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。
4、注意語氣和措辭。除了英語不出錯，説話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作夥伴之間可以採用非正式(informal)表達，而和上司彙報工作、和客户溝通則需要用正式(formal)用語。比如提出建議時，非正式場合可以説How is ... for you? Is... ok for you? 正式用語則要説成When would be convenient for you?
5、檢查拼寫。確保發送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查一遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。
哇咔範
