會議記錄是一份詳細記錄會議內容、討論和決策結果的檔案，目的是為了方便參會人員回顧會議內容並跟進行動。
下面是一個簡單的指南，說明如何寫一份有效的會議記錄。
1. 頭部資訊：在會議記錄檔案的頂部，包含會議的基本資訊，如會議主題、日期、地點、主持人、與會人員名單等。
2. 開場白：在會議開場白中，簡要概括會議的目的和議程。說明會議的目標和預期結果，以便參會人員瞭解會議的背景和預期結果。
3. 記錄具體討論內容：在會議記錄中，詳細記錄會議討論的主要內容和觀點。要確保記錄下與會人員提出的問題、意見、建議等。注重記錄重要的資訊和決策，忽略不必要的細節。
4. 記錄決策和行動項：在會議中做出的決策和行動項是非常重要的。確保將所有決策和行動事項記錄下來，並註明相關責任人以及完成日期。這樣可以幫助參會人員跟蹤並確保行動的順利實施。
5. 記錄參會人員的問題和回答：將參會人員提出的問題和相關回答記錄下來，以便參會人員回顧會議時可以檢視。這也有助於澄清會議中的疑問，並防止對重要問題的遺忘。
6. 記錄會議的結束和結論：在會議記錄的最後，總結會議的主要討論內容、決策和行動項。確保會議記錄是完整的，並重申會議的目標和預期結果。
7. 附件和參考檔案：如果有任何相關的附件或參考檔案，可以在會議記錄中提及，並標明如何獲取這些檔案。
8. 分發會議記錄：完成會議記錄後，將其分發給參會人員，並在會議記錄中註明分發日期。確保所有人都能及時收到會議記錄，以便他們可以回顧會議內容和執行行動項。
會議記錄的撰寫風格應該簡潔明瞭，儘量使用簡短的句子和段落。使用清晰的標題和子標題來組織內容，使讀者能夠迅速瀏覽並找到所需的資訊。
總之，一份有效的會議記錄應該包含會議的基本資訊、討論內容、決策和行動項，參會人員的問題和回答，以及會議的結論和結束語。通過清晰、簡潔地記錄會議內容，可以幫助參會人員回顧會議，並確保行動項的及時實施。
哇咔範
