1、對象。首先要明確宴請的對象。主賓的身份、國籍、習俗、愛好等，以便確定宴會的規格、主陪人、餐式等。
2、目的。宴請的目的是多種多樣的。可以是為表示歡迎、歡送、答謝，也可以是為表示慶賀、紀念，還可以是為某一事件、某一個人等等。明確了目的，也就便於安排宴會的範圍和形式。
3、範圍。宴請哪些人蔘加，請多少人蔘加都應當事先明確。主客雙方的身份要對等，主賓如攜夫人，主人一般也應以夫婦名義邀請。哪些人作陪也應認真考慮。 對出席宴會人員還應列出名單，寫明職務、稱呼等。
4、形式。宴會形式要根據規格、對象、目的確定，可確定為正式宴會、冷餐會、酒會、茶會等形式。目前世界各國禮賓工作都在改革，逐步走向簡化。
5、宴會一般都要事先安排好桌次和座次，以便參加宴會的人都能各就各位，入席時井然有序。席位的安排也體現出對客人的尊重。 桌次地位的高低，以距主桌位置的遠近而定。以主人的桌為基準，右高、左低，近高，遠低。座次的高低，以主人的座位為中心，如果女主人蔘加時，則以主人和女主人為基準，近高遠低，右上左下，依次排列。
6、主人確定宴會時間，應從主賓雙方都能接受來考慮，一般不選擇在重大節日、假日，也不安排在雙方禁忌日。選擇宴會日期，要與主賓進行商定，然後再發邀請。 地點的選擇，也要根據規格來考慮，規格高的安排在國會大廈、人民大會堂，或高級飯店。一般規格的則根據情況安排在適當的飯店進行。
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